Da sei registrazioni a due: la Fatturazione elettronica diventa il PDCA del mese

Ogni mese scegliamo un PDCA chiuso come rappresentativo del “Miglioramento del mese”. A febbraio sulla tabella delle azioni PDCA del nostro ufficio di Kaizen Institute Italia è comparsa una nuova azione :  “Fatturazione zero errori” che ha nettamente migliorato il nostro modo di affrontare la tanto temuta fatturazione elettronica.

Per mesi non si è parlato d’altro: articoli, interventi degli esperti, guide, corsi di formazione last minute, speciali alla tv. La fatturazione elettronica è stata l’incubo di tutti gli amministrativi d’Italia. Come per il 2000 si temeva per il “millennium bug”, così il 2019 è iniziato all’insegna del terrore nei confronti di questa nuova procedura.

Abbiamo seguito gli insegnamenti del nostro sensei Masaaki Imai, nella “crisi” abbiamo provato a cercare un’opportunità.

Invece di focalizzarci sul problema, abbiamo colto quest’occasione per trarre nuovi spunti di miglioramento.

 

Prima dell’introduzione della fattura elettronica, se si verificava un errore nell’emissione di una fattura e un cliente ne richiedeva una rettifica, era possibile cestinare la fattura sbagliata e rifarla utilizzando la stessa data e lo stesso numero. Ora, invece, una volta inviata la fattura non è possibile modificarla e in caso di errore bisogna emettere una nota di credito e riemettere una nuova fattura. Tutto questo procedimento comporta tre registrazioni contabili, sia per chi emette la fattura che per chi la riceve: la prima fatturazione, la nota di credito e l’emissione della nuova fattura.

Per evitare passaggi inutili, ridurre i “muda” e recuperare tempo, la nostra soluzione è stata di pensare un nuovo processo che partisse dal contratto in modo da semplificare il nostro modo di lavorare, e di aiutare gli addetti dell’uffici acquisti o amministrazione dei nostri clienti nell’emissione dell’ordine d’acquisto e gli uffici amministrativi a velocizzare e semplificare i processi di registrazione, autorizzazione e pagamento.

 

 

Si tratta della dimostrazione di come un problema può trasformarsi in un’opportunità di migliorare il proprio lavoro e quello dei propri clienti. Un cambio di paradigma che ci obbliga a guardare ai momenti di difficoltà con occhi diversi e a cercare nuove soluzioni per eliminare i processi non a valore e migliorare sempre.

 

Se vuoi scoprire quale sarà il prossimo miglioramento del mese, partecipa al training Office Live Experience del 20 Marzo.

 

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