Smart KAIZEN™: come passare da Remote Working a Smart Working

Smart KAIZEN™: come passare da Remote Working a Smart Working

 

Da un confronto tra le circa 60 Business Unit di Kaizen Institute in tutto il mondo emerge che il 54% delle aziende sta utilizzando il lavoro da remoto per svolgere alcune attività. Di queste oltre il 57% reputa che ci sia stato un calo della produttività. Per passare da “Remote Working” a "Smart Working" non basta accedere al gestionale o a qualche nuovo software, ma serve trasformare rapidamente i processi per renderli digitali e facilmente misurabili, evolvendo le competenze.

  

“Il processo porta ai risultati, i risultati validano il processo”.

 

In questo secondo articolo Smart KAIZEN™ (qui il primo) raccontiamo il processo che abbiamo seguito per ridefinire il nostro modello operativo e riuscire così a dare continuità ai percorsi di miglioramento continuo dei nostri clienti.

KAIZEN™ si può fare anche in Smart Working. Proprio così. Ci sono delle differenze? Sì, ed è una cosa nuova anche per noi.

Per dare il massimo valore al periodo di lockdown, abbiamo lavorato su noi stessi prima, rivedendo le priorità e gli indicatori e creando una routine di Daily KAIZEN™. Ci incontriamo tutti su Teams due volte al giorno 8:30 e 14:00 e manteniamo il focus su tre flussi di lavoro principali:

  1. Clienti
  2. Sviluppi Interni
  3. Formazione

 

Il primo passo è stato di applicare a noi stessi il processo KAIZEN™ (riassunto nell’immagine sottostante) per far evolvere la nostra offerta, e poter quindi essere vicini ai nostri clienti in questo momento complesso.

 

 

  1. Abbiamo definito una sfida che ci coinvolga tutti: assicurare la massima efficacia dei cantieri in corso (Leaders’ Kaizen, Breakthrough KAIZEN™ e Daily Kaizen), con gli strumenti utilizzabili in questo momento, perché KAIZEN™ non si ferma, ma si fa con ciò che si ha a disposizione. Molte delle nostre aziende partner stanno lavorando da remoto con le operations sostanzialmente ferme. Inoltre, le priorità di miglioramento cambiano fortemente se guardiamo alla situazione che troveremo alla ripartenza: modelli operativi vanno ripensati e l’execution deve essere veloce. La nostra sintesi è sviluppata su 9 punti, per preparare la ripartenza;
  2. Partendo da un modello di riferimento (l'Operating Model Canvas) abbiamo identificato i pain points, ossia i punti di maggior attenzione in questo periodo dal punto di vista di imprenditori e manager, mappando poi le tipologie di cantiere e decidendo quali possiamo supportare da remoto;
  3. Abbiamo sperimentato una nuova modalità operativa per preparare il team del cliente e guidarlo durante la fase intensiva. Il Gemba viene ricreato in modalità virtuale. Questo potrebbe risultare paradossale, il Gemba è il luogo reale dove le attività vengono svolte, ma il nostro approccio rimane lo stesso. Da “Gemba oriented fisico” siamo passati a “Gemba oriented virtuale” e, mantenendo sempre il focus sul valore per il cliente e sull’eliminazione dei Muda, abbiamo adattato gli strumenti alle nuove modalità di cantiere. Diventa più intensa e fondamentale la preparazione del cantiere da un punto di vista dell’agenda, delle documentazioni di cantiere e dei tutorial a supporto, e in particolare della gestione del cambiamento, che richiede il coinvolgimento del KAIZEN™ Coach o Team Leader dell’azienda nella ricreazione del Gemba. L’incontro in remoto non presenta difficoltà per le attività di preparazione e follow up, mentre per la gestione del cambiamento, è necessario fare leva sulle figure interne all’azienda già esposte alle dinamiche dei cantieri Kaizen.

  4. Abbiamo verificato l’efficacia e messo a punto il modello grazie alla stretta collaborazione con alcuni clienti partner;

  5. Abbiamo consolidato lo standard di cantiere Smart KAIZEN™, che continueremo ad usare anche dopo la ripartenza. Questa crisi, infatti, sta allenando l’intero sistema Italia, accelerando il percorso di digitalizzazione e rendendoci capaci di applicarlo anche nel campo del miglioramento continuo.

 

  

In questo momento di corsa alla tecnologia, la principale lezione che stiamo imparando e che vogliamo condividere è legata alla Digital Simplicity: partire sempre dal flusso, anche nella digitalizzazione.

Prima di digitalizzare occorre focalizzarsi sul processo a valore e semplificarlo, per poi scegliere e sviluppare i giusti strumenti a supporto. L’obiettivo rimane migliorare le performance e costruire nuovo valore per il cliente, non installare nuovi software.

Oggi tutto il team KAIZEN™ sta sperimentando con successo nuove modalità di supporto ai nostri clienti. Abbiamo capito che queste non sostituiscono le attività fatte fianco a fianco, ma le potenziano, e rendono le persone ancora più capaci di cambiare in meglio le loro organizzazioni.

 

 

Lo “Smart Kaizen” si sta rivelando molto efficace:

  1. Nei cantieri Strategia, per essere pronti alla rapida riorganizzazione del modello di business e del modello operativo, sfruttando al meglio lo spazio liberato nelle agende dei manager (KAIZEN™ per la ripartenza). Sono frequenti i casi di revisione del Hoshin Kanri, per evolvere la strategia di miglioramento continuo ed allinearla alle nuove esigenze;
  2. Nei cantieri Breakthrough KAIZEN™, per costruire processi di eccellenza e velocizzare l’implementazione dei piani strategici alla riapertura. Un esempio di attività di ufficio gestibile da remoto è la mappatura dei processi transazionali (Makigami) come gestione ordine e pianificazione, dove è possibile eseguire da remoto la mappatura condividendo lo schermo di chi si trova a realizzare le fasi del processo. Un esempio in ambiente produttivo è l’utilizzo di software specifici (il nostro è il KTS) per lo sviluppo dei cantieri SMED;
  3. Nei cantieri Daily KAIZEN™, riuscendo a rendere operative da subito le routine di lavoro dei team naturali, attraverso l’implementazione di processi digitali, con un forte miglioramento di qualità, efficienza e Lead Time. In questa fase stiamo verificando che tutte le persone dei team sono più allenate ad usare gli strumenti digitali, e questo permette di fare attività prima impensabili. Per lavorare in remoto in modo efficace, passando da “remote working” a Smart Working, serve trasformare rapidamente i processi ed evolvere le competenze. Il Daily KAIZEN™ è la routine di miglioramento a supporto dei nuovi processi dei team naturali, affinché la lontananza sia solo fisica, e non operativa.

  4. Nello sviluppo delle competenze di tutta l’organizzazione attraverso piattaforme come Kaizen Education e KAIZEN™ Online, dove si possono costruire percorsi di training personalizzati;
  5. Nella formazione on site. Un esempio recente è quello di Randstad Italia, dove abbiamo sviluppato un training Daily KAIZEN™ coinvolgente e agile a distanza con 15 partecipanti. In questo caso abbiamo sperimentato l’uso della “jam board” di Google per condividere una lavagna virtuale su cui tutti possono scrivere. Per ricreare la dinamica del Gemba abbiamo utilizzato dei brevi video a supporto dei passaggi principali e, per rendere veloce e pratica la visione anche da smartphone, li abbiamo prima caricati su youtube in un canale privato.  Un’altra scoperta interessante è stato l’uso della chat invece che dell’audio per confermare il completamento di un compito specifico o della visione del video o per rispondere alle domande: un effetto popcorn testimoniava il completamento. L’aspetto Gemba è stato mantenuto utilizzando uno dei reparti come “pilota” per la creazione della team board e del morning meeting.

  

 

La pandemia che stiamo vivendo trasforma gli scenari e le regole del gioco. Per questo motivo è necessario cambiare, perché i problemi da affrontare non sono gli stessi e difficilmente otterremo risultati diversi facendo le stesse cose.

Se vogliamo essere ancora competitivi nel nuovo assetto post-Covid dobbiamo saper evolvere la nostra offerta di valore per il cliente, perché, citando Darwin, “non è la più specie più forte né la più intelligente che sopravvive, ma quella che più si adatta al cambiamento”.

In Kaizen Institute Italia non siamo medici, economsti o sociologi, ma siamo esperti di miglioramento continuo. Supportiamo da sempre imprenditori e manager che cambiano in meglio la loro organizzazione, con metodo e risultati. Miglioriamo le performance industriali ed il lavoro delle persone, sviluppando Team ad alte performance.

  

“Non sai mai quanto sei forte finché essere forte non è l’unica scelta che hai.”

 

 

Anche in questa emergenza noi ci siamo.

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