Un’acciaieria vince il KAIZEN™ Award nel settore sanità: sarà uno scherzo o un errore? No, semplicemente si tratta di Acciai Speciali Terni che, in questa edizione del premio nelle eccellenze del miglioramento continuo, si è aggiudicata il primo posto grazie al progetto della Cassa Mutua Aziendale.

Acciai Speciali Terni è una società italiana operante nel settore della metallurgia, siderurgia, ingegneria che si occupa principalmente della produzione di acciaio inox sottoforma di laminati piani, tubi, fulcinati di grosse dimensioni destinati principalmente ai settori alimentari, edili, casalinghi, elettrodomestici, energetici e all'industrie di base, siderurgiche e meccaniche. Con 1 milione di tonnellate di acciaio lavorate e prodotte e 1,5 km2 di superficie occupata, Acciai Speciali Terni conta ad oggi 2400 dipendenti, 135 anni di esperienza e un fatturato annuo di circa 1800 milioni di euro.

Negli anni l’azienda aveva già aperto le sue porte a processi di miglioramento Lean per l’area produttiva. Con il progetto BackToBasic, candidato nella categoria “Grandi organizzazioni” nell’edizione 2018 del KAIZEN™ Award, Acciai Speciali Terni ha voluto applicare processi di miglioramento continuo anche alla Cassa Mutua Aziendale Dipendenti Acciai Speciali. Quest’ultima, costituita nel 1968, è un’associazione senza scopo di lucro che consente agli iscritti di usufruire di prestazioni mediche integrative e migliorative di quelle previste dal Sistema Sanitario Nazionale secondo logiche di servizio orientate ai dipendenti e ai loro familiari.

Negli ambulatori situati in prossimità dello stabilimento di Terni, la CMA eroga servizi Odontoiatrici, di Diagnostica Strumentale, di Specialistica che copre la totalità delle patologie ricorrenti e il servizio di Fisioterapia. La Cassa Mutua Aziendale AST presenta ad oggi un modello unico di Welfare aziendale con 1541 dipendenti iscritti, 62 medici specialistici e 10 paramedici, raggiungendo 3264 assistiti tra dipendenti e famigliari su 1500 m2 di ambulatori. 124 sono le prestazioni giornaliere medie e 26022 sono state le prestazioni erogate direttamente nel 2018.

Il progetto Lean è stato sviluppato dal personale medico, sanitario, amministrativo della Cassa Mutua AST applicando i criteri di Problem solving, Visual Management e KAIZEN™ Blitz. La Lean transformation in Cassa Mutua AST si pone l’obiettivo di migliorare:

• Il livello di servizio con attività negli ambulatori, in segreteria e un approccio Consumer Oriented;
• I tempi di risposta per prestazione, con Lead Time brevi, stabili e rispettati; 
• Il numero di prestazioni erogate ogni anno;
• La gestione del materiale sanitario attraverso le 5S in magazzino e l’ottimizzazione del metodo di riordino;
• Il percorso del paziente attraverso il relayout del parcheggio, mappatura degli ambienti, cartellonistica direzionale all’interno della struttura e collegamento diretto tra i due fabbricati;
• Il coinvolgimento delle persone e il passaggio di informazioni attraverso un Flash Meeting giornaliero svolto in Obeya Room. Mediante l’uso della Task Assignment Board avviene la programmazione delle attività di breve e medio periodo e la definizione delle priorità.

In una prima fase, il percorso di miglioramento si è tradotto nella formazione di 1700 dipendenti e nell’adozione del Visual Management in 54 impianti. In seguito, sono stati implementati il percorso KAIZEN™ e le relative attività Lean sviluppando un calendario Eventi Kaizen. Ci si è focalizzati sul miglioramento del servizio di accoglienza e transito dell’utente e sono stati introdotti un layout Visual e una cartellonistica per garantire un orientamento chiaro ed efficace dell’utente all’interno della struttura sanitaria. Un display informativo è stato installato con il fine di permettere all’utente di visualizzare per fascia di orario il professionista e l’ambulatorio di sua pertinenza. Il layout del parcheggio è stato cambiato tramite una nuova segnaletica orizzontale e verticale.

Il miglioramento degli standard organizzativi ha riguardato l’individuazione di una stanza della struttura (Obeya) per svolgere la riunione mattutina utilizzando gli standard dei Flash Meeting di produzione e degli uffici AST. Le 6S sono state applicate al magazzino generale Cassa Mutua Aziendale, agli ambulatori odontoiatrici e specialistici con una standardizzazione delle postazioni. È stata creata una check list di preparazione per le visite e un manuale standard per gli ambulatori specialistici e odontoiatrici.

Dal Ottobre 2016 ad oggi si è registrata una riduzione del 30% degli infortuni, una diminuzione del 30% del materiale in stock, un 25% di reclami in meno e un aumento del livello di servizio del 20%. Nell’ultimo triennio, in seguito all’applicazione di KAIZEN™, si sono registrati per la prima volta dei risultati economici positivi (+3 milioni nel 2016, +87 milioni nel 2017, + 98 milioni nel 2018).

L’impatto positivo di KAIZEN™ è particolarmente visibile se si tiene conto di indicatori come la produttività e il numero di prestazioni effettuale. Le prestazioni sanitarie erogate sono passate dalle 24.510 del 2016 a 26.022 nel 2018. Mentre quelle medie giornaliere sono passate dalle 111 nel 2016 a 124 nel 2018. La produttività è aumentata del 4,5% rispetto al 2016.

“KAIZEN™ non ha sconvolto le abitudini del personale, medico, paramedico e amministrativo, ma ha consentito di migliorarle attraverso procedure che hanno snellito i percorsi e ridotto il rischio di errori nella quotidianità del lavoro. Inoltre, gli ambulatori e gli spazi all’interno della CMA sono divenuti ancora più organizzati e confortevoli, sia per le esigenze dei dipendenti AST ia per il personale che vi lavora sentendosi a proprio agio.”

Giovanni Scordo – Welfare Manager, Acciai Speciali Terni